juli 21, 2020
Als zelfstandige ondernemer maak je mogelijk onkosten of doe je inkopen voor je opdrachtgever. Bij onkosten kun je denken aan de kosten voor autokilometers, parkeerkosten, treinreizen, taxiritten, hotel of eten & drinken. In het geval van inkopen gaat het bijvoorbeeld om het aanschaffen van bouwmaterialen voor een klus in de bouwsector. Die kosten wil je dan aan je opdrachtgever factureren, maar hoe werkt dat dan met de btw over de door te belasten onkosten of inkopen? Die btw wordt vaker fout dan goed berekend.
Om beter te begrijpen hoe de btw wel op de factuur berekend moet worden over onkosten en inkopen die doorbelast worden bespreken we eerst een paar voorbeelden van hoe het vaak misgaat.
| Fout | Voorbeeld | Gevolg |
|---|---|---|
| Verkeerde btw % | Je brengt geen btw over de doorbelaste onkosten of inkopen in rekening. | Dit is wettelijk onjuist en kan je een naheffing en/of boete van de belastingdienst opleveren. |
| Verkeerde btw % | Je brengt wel btw in rekening over de onkosten of inkopen die je wilt factureren aan je opdrachtgever. Maar je berekent het btw percentage dat jij oorspronkelijk hebt betaald over de onkosten of inkopen. Je rekent bijvoorbeeld 9% btw over eten & drinken, terwijl jij 21% rekent over jouw diensten. | Dit is wettelijk onjuist en kan je een naheffing en/of boete van de belastingdienst opleveren. |
| Verkeerde bedrag | Je hebt de doorbelaste onkosten of inkopen inclusief de door jou betaalde btw op de factuur gezet. Dat terwijl jij de betaalde btw mag terugvragen aan de Belastingdienst. | Fiscaal niet onwettig, maar je brengt op deze manier je opdrachtgever te veel in rekening. Jij krijgt de betaalde btw twee keer terug, eenmaal van je de Belastingdienst en eenmaal van je opdrachtgever. |
| Verkeerde bedrag | De doorbelaste onkosten of inkopen zet je exclusief btw op de factuur. Dat terwijl jij de betaalde btw niet mag terugvragen aan de Belastingdienst, neem bijvoorbeeld kosten voor eten & drinken in horeca of in het buitenland betaalde btw. | Zo factureer jij je opdrachtgever te weinig en doe jij jezelf te kort. |
Hoe moet het dan wel? Hier leggen we uit hoe je correct de BTW over doorbelaste onkosten of inkopen berekend.
finsight maakt het toepassen van bovenstaande regels/adviezen een fluitje van een cent. Zolang jij die in/aankopen juist invoert zorgt finsight voor de rest. Denk daarbij aan de berekening en verwerking op je factuur aan je opdrachtgever en de verwerking voor je btw aangifte.
1 Er zijn mogelijk gevallen waarin jij als ondernemer winst(marge) wilt maken op de inkoop van materialen (door een percentage opslag in rekening te brengen over de inkopen). In zo’n geval wil je dat vaak niet inzichtelijk maken voor je opdrachtgever door de kopieën van de inkoopbonnen mee te sturen. Ook dit regel je zonder problemen gemakkelijk met finsight.
Pas wel op met het inkopen van bijvoorbeeld elektronische hardware en andere (dure) apparaten voor je opdrachtgever. Het inkopen via jouw onderneming en doorbelasten op de factuur aan je opdrachtgever kan onschuldig lijken, maar door deze transactie ben jij feitelijk leverancier van het apparaat geworden. Jij bent dan aansprakelijk voor technische problemen. Denk na of dat is wat je wilt.
De Belastingdienst maakt een uitzondering voor doorlopende posten. Dit zijn kosten die je op naam of voor rekening van uw opdrachtgever betaalt zoals leges voor vergunningen bijvoorbeeld, of kadastrale rechten. Er zit vaak geen btw op deze kosten. In dat geval is het beter ook geen btw in rekening brengen (dat zou namelijk kostprijsverhogend werken als de afnemer geen recht heeft op volledige btw aftrek) en moet je die apart op de factuur benoemen. Voor meer informatie over wanneer een uitgave onder doorlopende posten valt zie deze website van de Belastingdienst.
Als je kleine uitgaven vanaf je privérekening hebt betaald dan kun je die ook direct bij de opdrachtgever declareren, zonder deze als zakelijke inkoop te boeken en door te belasten via je factuur. In dit alternatieve geval declareer je de onkosten dan inclusief btw met een declaratieformulier van je opdrachtgever, net zoals de werknemers bij het bedrijf dat doen. In dat geval voeg je de originele bon of factuur bij en laat de onkostenvergoeding direct op je privérekening uitbetalen. Op deze manier blijft de transactie helemaal buiten de boeken van jouw zelfstandige onderneming. De vraag is of dit minder administratief werk voor je is aangezien je het declaratieformulier met de hand moet invullen.
Over het algemeen is het aan te raden de kosten die verband houden met je werkzaamheden als zelfstandige ondernemer/freelancer op je factuur toe te voegen. Dan benadruk je namelijk dat je zakelijk handelt en vermijdt de schijn van declareren als werknemer. Dit zou mee kunnen wegen bij een eventuele beoordeling van een fictief dienstverband. Bovendien is de kans groot, doordat je gebruik maakt van het declaratieformulier, dat de administratie van de opdrachtgever de belastingregels voor werknemers volgt waardoor jij mogelijk onterecht minder krijgt terugbetaald.
Zodra je niet je privérekening maar je zakelijke rekening hebt gebruikt voor de uitgaven is het sowieso verstandiger de kosten wel door te belasten via je factuur om je administratie sluitend en overzichtelijk te houden.
