Wordt aan gewerkt

Alle aankopen die je doet om je onderneming te runnen – zakelijke kosten – zijn aftrekbaar. Om niet onnodig veel belasting te betalen is het daarom belangrijk dat alle zakelijke kosten goed in de administratie komen. We leggen uit welke kosten zakelijk zijn en waarom je die beter goed kunt administreren.

Zakelijke reiskosten die je maakt om je klanten te bezoeken, je producten te bezorgen of om gewoon van huis naar je bedrijf te rijden zijn aftrekbaar. De kosten voor vervoer kunnen aardig oplopen, het zou dan ook sonde zijn als je die niet zou meenemen in je administratie voor je belastingaftrek. Hoeveel van de kosten je kunt aftrekken voor je belastingen hangt af van welk vervoersmiddel je gebruikt. We leggen ook uit hoe je de kosten makkelijk en juist met je finsight app in je administratie verwerkt.

Als de rittenregistratie niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst of als je geen rittenregistratie hebt bijgehouden dan kun niet alle autokosten van de winst aftrekken en ook niet alle btw over de autokosten in aftrek brengen. Meer over de eisen van de rittenregistratie, de uitzondering voor bestelauto’s en het alternatief voor de rittenregistratie voor btw-aftrek in dit artikel.

Een veel besproken onderwerp is de belastingaftrek voor zakelijke kilometers. Dat kan voor zzp’ers die (veel) zakelijk rijden best wat geld opleveren/besparen (gemiddeld >3.000 euro aftrek per jaar). Maar let wel op, er is veel verwarring over de administratieve verplichtingen die daarbij komen kijken. Die administratie verschilt niet echt of je nu zakelijk rijdt met je privé-vervoersmiddel/auto, of wilt aantonen dat je met je zakelijke (bestel)auto maximaal 500km privé rijdt. Omdat er veel financieel voordeel te behalen is voor de zzp’er, is er ook veel te verliezen als je de administratieve niet goed voert. Terugbetaling van jarenlang te veel afgetrokken bedragen aangevuld met boetes zijn bij een gebrekkige of geen (ritten)administratie eerder regel dan uitzondering!

Als je goederen of diensten hebt geleverd aan ondernemers in andere EU-landen dan moet je naast de btw-aangifte ook een ‘Opgaaf intracommunautaire prestaties’ (ICP) doen. De ICP opgaaf is in feite een specificatie van wat je voor je onderneming hebt aangegeven in je btw-aangifte onder rubriek 3b (prestaties naar of in het buitenland binnen de EU). Er zijn echter uitzonderingen, als je diensten levert die te maken hebben met onroerende zaken bijvoorbeeld dan geef niets op in rubriek 3b en doe je ook geen opgaaf ICP. In dit artikel lees je meer over wanneer en hoe de zzp’ers de ICP opgaaf doet.

Als zelfstandige ondernemer maak je mogelijk onkosten of doe je inkopen voor je opdrachtgever. Bij onkosten kun je denken aan de kosten voor autokilometers, parkeerkosten, treinreizen, taxiritten, hotel of eten & drinken. In het geval van inkopen gaat het bijvoorbeeld om het aanschaffen van bouwmaterialen voor een klus in de bouwsector. Die kosten wil je dan aan je opdrachtgever factureren, maar hoe werkt dat dan met de btw over de door te belasten onkosten of inkopen? Die btw wordt vaker fout dan goed berekend.

Als je als Nederlandse ondernemer goederen koopt die vanuit een andere EU-land naar Nederland worden vervoerd, dan is er sprake van een ‘intracommunautaire verwerving’. De leverancier moet daarbij wel een ondernemer zijn. Het is belangrijk als afnemer goed op te letten dat de berekende btw op de factuur van de leverancier juist is. Zodra er over de grens gehandeld wordt is het niet altijd duidelijk voor zowel de leveranciers als afnemer wie de btw berekend en aangeeft.

Er kan best wat verwarring zijn over het btw-tarief dat je op je factuur moet zetten als je als zzp’er in de bouw werkt. Met name als je als schilder of stukadoor werkt is het niet zo eenvoudig. Het type werk dat verricht wordt, de leeftijd en aard van het onroerende goed bepalen of het lagere 9%-btw tarief van toepassing is of dat het 21%-tarief gerekend moet worden. Met name als je veel particuliere klanten hebt kan het nogal wat uitmaken. Voor de klant maakt het wat uit voor de totaalprijs. Voor jou als ondernemer maakt het wat uit bij een eventuele naheffing van de belastingdienst wanneer je een te laag tarief hebt doorberekend.

Foutief of géén btw verleggen is een van de meest gemaakte fouten onder zzp’ers, vooral in de bouw. Zelfstandige ondernemers als onderaannemer op de bouwplaats moeten in veel gevallen btw verleggen naar hun klant/opdrachtgever. En andersom, wanneer je als zzp'er de hoofdaannemer bent, dan mag de ten onrechte in rekening gebrachte btw door inhuurkrachten niet teruggevraagd worden van de Belastingdienst. Let daarom goed op, want dat kan je duur komen te staan! Wij leggen in dit artikel uit wanneer btw verlegd moet worden (ook wanneer je niet in de bouw werkt), hoe dat werkt in je administratie en hoe finsight je daar bij helpt.