juli 30, 2020
Een veel besproken onderwerp is de belastingaftrek voor zakelijke kilometers. Dat kan voor zzp’ers die (veel) zakelijk rijden best wat geld opleveren/besparen (gemiddeld >3.000 euro aftrek per jaar). Maar let wel op, er is veel verwarring over de administratieve verplichtingen die daarbij komen kijken. Die administratie verschilt niet echt of je nu zakelijk rijdt met je privé-vervoersmiddel/auto, of wilt aantonen dat je met je zakelijke (bestel)auto maximaal 500km privé rijdt. Omdat er veel financieel voordeel te behalen is voor de zzp’er, is er ook veel te verliezen als je de administratieve niet goed voert. Terugbetaling van jarenlang te veel afgetrokken bedragen aangevuld met boetes zijn bij een gebrekkige of geen (ritten)administratie eerder regel dan uitzondering!
Als je als ondernemer een vervoersmiddel zoals een auto, motor of fiets gebruikt om zakelijke kilometers te rijden dan kun je de kosten daarvoor aftrekken van de belasting. De Belastingdienst geeft je als ondernemer de mogelijkheid kosten voor bezit, gebruik en onderhoud van het vervoersmiddel, voor het zakelijke aandeel, van de winst af te trekken. Daarnaast mag je ook de btw aftrekken over de aanschaf, gebruik en onderhoud voor zover het vervoersmiddel gebruikt wordt voor belaste omzet.
De belastingregels om de aftrek te berekenen en administratieve verplichtingen om de aftrek te mogen toepassen zijn niet niks. Dat komt omdat het gebruik van het vervoersmiddel vaak van gemengde aard is – zowel zakelijk als privégebruik. Of in ieder geval zo gezien wordt, omdat de Belastingdienst niet kan uitsluiten dat de ondernemer het vervoersmiddel ook privé gebruikt.
De belastingaftrek en de administratieve verplichtingen verschillen als je de auto, die je gebruikt voor de zakelijke ritten, privé bezit of wanneer die onderdeel is van het ondernemingsvermogen (auto staat op de zaak). Hieronder vind je een schematisch overzicht per situatie:
| Situatie | Aftrek belastingen | Administratieve verplichting |
|---|---|---|
| Auto privé bezit (alleen mogelijk bij >500km privé per jaar, zie deze website van de Belastingdienst) | – € 0,19 per zakelijke kilometer aftrek van je winst – Btw aftrek over de gebruiks- en onderhoudskosten voor het aandeel zakelijk gebruik in dienst van belaste omzet | – Er moet een rittenregistratie of kilometer-administratie gevoerd worden om de zakelijke kilometers aan te tonen. – Voor de btw-aftrek is het niet noodzakelijk een rittenregistratie te hebben, maar het alternatief is in veel gevallen niet voordelig. |
| Auto op de zaak bij ≤500km privégebruik per jaar | – Alle autokosten mogen afgetrokken worden van je winst – Btw aftrek over de aanschafs-, gebruiks- en onderhoudskosten voor het aandeel zakelijk gebruik in dienst van belaste omzet | – Er moet een sluitende ritten-registratie of kilometer-administratie gevoerd worden om aan te tonen dat er niet meer dan 500km privé is gereden met de auto van de zaak. Voldoet de rittenregistratie niet aan de eisen of is die er in zijn geheel niet, dan moet er bijtelling voor privégebruik verrekend worden. – Voor de btw-aftrek is het niet noodzakelijk een rittenregistratie te hebben, maar het alternatief is in veel gevallen niet voordelig. |
| Auto op de zaak bij >500km privégebruik per jaar | – Alle autokosten mogen afgetrokken worden van je winst, privégebruik wordt afgekocht door het verrekenen van bijtelling. – Btw aftrek over de aanschafs-, gebruiks- en onderhoudskosten voor het aandeel zakelijk gebruik in dienst van belaste omzet | – Geen ritten registratie nodig voor de winstaftrek, want je koopt privégebruik van de zakelijke auto af met de bijtelling. – Voor de btw-aftrek is het niet noodzakelijk een rittenregistratie te hebben, maar het alternatief is in veel gevallen niet voordelig. |
Gebruik je in je onderneming een vervoermiddel dat je privé eigendom is of dat je privé huurt, bijvoorbeeld een (bestel)auto, motor of een fiets? Dan mag je € 0,19 per zakelijke kilometer van uw winst aftrekken. Dat doe je door het totaalbedrag (= het aantal zakelijk gereden kilometers X € 0,19) zonder belasting (dus 0%-tarief) op te voeren in finsight als een nieuwe ‘aankoop/uitgave’. Boek de uitgave op ‘Autokosten’, voeg een omschrijving en een upload van je kilometeradministratie toe.
Let op, je mag daarnaast geen kosten voor gebruik en onderhoud, zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren, van je winst aftrekken. Alle kosten zitten verwerkt in de € 0,19 per kilometer.
Als de auto privé bezit is, dan kun je geen btw aftrekken bij de aankoop. Ook over de € 0,19 per kilometer mag je geen btw aftrekken. Wel mag je de btw aftrekken over deze kosten voor gebruik en onderhoud, maar alleen voor het aandeel dat je de auto zakelijk gebruikt voor belaste omzet. Dat betekent dat je moet bijhouden wat het totaal aantal kilometers is dat je in een jaar rijdt en hoeveel je daarvan in dienst van de belaste omzet hebt gereden. Want je mag geen btw aftrekken voor privégebruik en (indien van toepassing) zakelijkgebruik in dienst van omzet waar nooit btw over geheven is. Anders dan voor de winstaftrek, geldt voor de btw aftrek dat woon-werkverkeer als privégebruik gezien wordt.
Om de kilometers voor het zakelijkgebruik aannemelijk te maken adviseert de Belastingdienst een kilometeradministratie te voeren, ook wel rittenregistratie genoemd. In het geval dat de auto in privé bezit is kun je volstaan met een registratie van de zakelijke ritten en het totaal in een jaar gereden kilometers. Op deze website van de Belastingdienst vind je een voorbeeld van hoe je de btw aftrek kunt berekenen. Die kun je vervolgens via een handmatige memoriaalboeking aan het einde van het jaar als volgt in finsight boeken:
| Debet | Credit | ||
| Te vorderen BTW (Voorbelasting) | € 709 | ||
| Aan | Privé-stortingen | € 709 |
Wanneer de (bestel)auto eigendom van de zaak is dan zijn alle autokosten voor rekening van de onderneming. Dat betekent dat je alle autokosten van de winst mag aftrekken. Dat doe je door de bonnetjes met de btw in de app in te voeren. De meest voorkomende autokosten zijn:
| Bij aanschaf | Bij leasen |
|---|---|
| – motorrijtuigenbelasting – verzekeringskosten – onderhoud en reparatie – afschrijving – brandstof – parkeren, tol, veerboten, wasstraat | – leasekosten – parkeren, tol, veerboten, wasstraat – en voor zover ze niet in de leasekosten zijn meegenomen: – verzekeringskosten – onderhoud en reparatie – afschrijving – brandstof |
Mocht je meer dan 500km privé rijden met de (bestel)auto van de zaak dan moet je wel bijtelling voor het privégebruik met de autokosten verrekenen. Deze verrekening gebeurt in je aangifte inkomstenbelasting, niet in de boekhouding van je onderneming. De bijtelling wordt automatisch berekend voor je bij de online aangifte van de inkomstenbelasting. Je hoeft voor de winstaftrek dus geen rittenregistratie bij te houden, want je koopt het privégebruik via de bijtelling in feite af. Afhankelijk van de auto kan de bijtelling fors zijn, maar nooit meer dan de werkelijk autokosten.
Kun je aantonen dat je per kalender jaar niet meer dan 500km privé rijdt met de (bestel)auto van de zaak dan heb je geen bijtelling en mag je dus alle autokosten aftrekken. Je moet dan wel even een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen, dat doe je hier en kun je alleen zelf doen.
Om aan te tonen dat je in het kalender jaar niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden met de auto van de zaak vraagt de Belastingdienst dat je een sluitende rittenregistratie bijhoudt. Dat houdt in dat je zowel de privé als de zakelijke ritten registreert.
Als ondernemer kun je ook de btw aftrekken over de autokosten voor zowel de aanschaf als het gebruik en onderhoud, maar alleen voor het aandeel zakelijk gebruik in dienst van belaste omzet. Ook hier komt een sluitende rittenregistratie goed van pas, want je moet voor het aandeel privégebruik in de btw-aangifte corrigeren. Met behulp van deze rekenhulp van de belastingdienst kun je berekenen wat de correctie ‘Btw over privégebruik’ moet zijn. Die kun je vervolgens via een handmatige memoriaalboeking aan het einde van het jaar als volgt in finsight boeken:
| Debet | Credit | ||
| Privé-opnamen | € 607 | ||
| Aan | Af te dragen BTW privégebruik | € 607 |
Als je niet meer dan 500km privé rijdt met de auto die je ook voor de onderneming gebruikt, dan ziet de Belastingdienst de auto als een auto van je onderneming (hij staat op de zaak). Je hebt geen keus.
Rij je meer dan 500km privé met de auto die je ook voor je onderneming gebruikt, dan heb je de keuze:
– Je rijdt in een auto van de onderneming. De auto behoort dan tot het ondernemingsvermogen.
– Je rijdt in je eigen auto. Je auto behoort dan tot het privévermogen.
Let op, afhankelijk van het aantal kilometers dat je zakelijk en privé rijdt en de waarde, leeftijd en CO2 uitstoot van de auto kan je keuze financieel nogal wat uitmaken! De keuze maak je per auto. Bij een nieuwe auto kun je dus altijd opnieuw kiezen. Je geeft de keuze aan in de 1e digitale aangifte inkomstenbelasting die je als ondernemer instuurt.
Deze website kan je helpen bij het maken van de financieel meest voordelige keuze.
Daarvoor hebt je wel het bijtelling percentage nodig voor jouw auto, die vind je hier. Bedenk je wel dat de uitkomst van de rekenmodule een momentopname is, terwijl je beslissing vaak gevolgen heeft voor vele jaren (je maakt de keuze eenmaal per auto). Bovendien geeft de rekenmodule alleen inzicht op de aftrek voor de winst en niet voor de btw. Gebruik de uitkomst van de rekenmodule daarom als basis voor een gesprek met je accountant of belastingadviseur.
