Aftrek kosten voor eten & drinken

Zelfstandige ondernemers maken niet altijd optimaal gebruik van de mogelijkheden voor belastingaftrek met hun onderneming. Bij de kostenpost ‘Eten & drinken’ is dat allemaal wat ingewikkeld. De huidige wetten en belastingregels maken dit voor zelfstandige ondernemers een grijs gebied. Hoewel niet exact vast te stellen is wanneer jij de regels ‘net niet’ of ‘net wel’ overtreedt, zijn er wel een aantal zaken die houvast kunnen geven. Wij leggen die zaken die houvast geven in dit artikel verder uit en proberen het heel praktisch voor je te maken.

Wanneer is een bonnetje voor ‘eten & drinken’ aftrekbaar?

De hoofdregel voor aftrek van kosten binnen je bedrijf, van welke soort dan ook, is eenvoudig:

Alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten, zijn aftrekbaar.

Het is jammer genoeg minder duidelijk wanneer de aanschaf van ‘eten & drinken’ als zakelijk gezien kan worden. De wetten en belastingregelgeving is niet expliciet genoeg om in elke praktijksituatie precies vast te stellen of het om een zakelijke of privé uitgave gaat. Dat maakt het een grijs gebied. Jij moet voor de belastingdienst aannemelijk kunnen maken dat de uitgave een zakelijk karakter had.

Een aantal praktijkvoorbeelden en tips om je meer houvast te geven (dit is geen complete lijst) bij het beoordelen of het gaat om een zakelijke uitgave:

• Eten en drinken (ontbijt, lunch of diner) met klanten of leveranciers hebben een zakelijk karakter.
  Tips:
  • Om het zakelijke karakter aan te tonen typ je de naam van je gesprekspartner en zijn/haar bedrijfsnaam als omschrijving bij het uploaden van het bonnetje in de app. 
  • De fooi die je geeft kun je meetellen als zakelijke uitgave. Zorg dat het bedrag van de fooi op de pinbon staat (fooi zit in het gepinde bedrag).
  • Hoewel de hoogte van de uitgaven nauwelijks een rol spelen, kan de belastingdienst wel vraagtekens stellen of afkeuren wanneer de kosten buitengewoon hoog zijn.

• Eten en drinken onderweg of op dienstreis is zakelijk zolang jij kunt beargumenteren dat je om zakelijke redenen extra kosten maakt ten opzichte van een normale werkdag. Bijvoorbeeld, als jij als ondernemer eenmalig een klant of leverancier bezoekt op grote afstand van het adres van je onderneming/normale werkplek, dan kun je kleine consumpties (koffie, broodje, snack) onderweg als zakelijk beschouwen. Maak ook het diner in het restaurant van het hotel of daarbuiten tijdens je dienst is zakelijk.      
  Tips:
  • Om het zakelijke karakter aan te tonen typ je het doel van je dienstreis en/of je gesprekspartner en zijn/haar bedrijfsnaam als omschrijving bij het uploaden van het bonnetje in de app.
  • Laat bij een dienstreis met hotelovernachting je eten & drinken in het hotel op een aparte factuur zetten (apart van de kosten voor de hotelovernachting).
  • Voor eten & drinken onderweg/op dienstreis kun je niet onbeperkt kosten opvoeren, als houvast kun je de vergoedingen voor ambtenaren aanhouden (zie link, artikel 5):
    € 5,07 voor kleine uitgaven overdag plus € 15,67 voor een lunch
    € 15,12 voor kleine uitgaven ’s-avonds plus € 23,71 voor een avondmaaltijd.

• Eten en drinken bij overwerk is zakelijk wanneer je tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten omdat je een offerte of opdracht echt op die dag nog even af moet maken. Dat noemen ze ‘een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijk belang’.
  Tips:
  • Om het zakelijke karakter aan te tonen schrijf je de reden van overwerk op het bonnetje dat je upload in de app en/of als omschrijving bij het uploaden in de app.
  • Ook bij eten & drinken voor overwerk kun je het beste de eerder genoemde richtlijn voor vergoedingen voor ambtenaren aanhouden. 

Dagelijkse lunch op de werkplek of de dagelijkse koffie onderweg naar je vaste werkplek, die je alleen zelf nuttigt, worden niet als zakelijk maar als privé uitgaven gezien.

Welke kostencategorieën voor ‘eten & drinken’ kunnen we onderscheiden?

Om te bepalen in welke mate het bonnetje voor het zakelijk eten & drinken aftrekbaar is maakt de belastingdienst onderscheid naar waar je het eten & drinken opeet of opdrinkt. Het maakt uit of dat in een horecagelegenheid of op de werkplek (denk aan afhaal/afgeleverd eten & drinken) gebeurt.  

Ook is het van belang of het gaat om maaltijden welke het werken onderbreken of tussendoortjes tijdens het werken. 

Om het voor jou makkelijker te maken onderscheiden wij drie verschillende kostencategorieën voor ‘eten & drinken’ in de app. Die hebben we zo genoemd:

1.  Zakelijke lunch- en diner (in horeca)
Het gaat hier om het zakelijk eten en/of drinken in een horecagelegenheid. Of eten of drinken dat je door een cateraar laat verzorgen in een ruimte die daarvoor is ingericht (zoals een afgehuurde ruimte).  

2. Eten & drinken (op werk)
Het gaat hier om het zakelijke eten en/of drinken dat wordt genuttigd op bijvoorbeeld het werk. Dat eten en drinken kan gekocht zijn in de supermarkt of zelfs bij een restaurant/horeca vandaan komen, zo lang het daar niet genuttigd wordt.     

3. Consumpties op de werkplek (geen maaltijden)
Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde, gekocht in een supermarkt, die geen deel uit maken van een maaltijd en verstrekt worden op de werkplek (zo lang niet thuis).

Hoe boek je lunch- of dinerkosten voor je eenmanszaak met finsight?

Als jij de juiste kostencategorie selecteert bij het uploaden van het bonnetje, dan zorgt finsight automatisch voor de ingewikkelde rest. Zo verwerkt finsight de kosten in de boekhouding en maakt de rapporten voor je belastingaangifte.

De selectie en verwerking moet zorgvuldig gebeuren, want per categorie verschilt het namelijk of de kosten en de btw die daarop geboekt worden volledig aftrekbaar zijn (zie ook de tabel hieronder).

Een zakelijke lunch- en diner (in horeca) is niet aftrekbaar voor de btw, want de belastingdienst ziet jou in dat geval als de eindconsument. Eten & drinken (op werk) is wel volledig aftrekbaar voor de btw. In beide gevallen geldt voor de aftrek voor de winst/inkomstenbelasting een beperkte aftrek.

Het verstrekken van de consumpties (geen maaltijden) op de werkplek (zo lang niet thuis) wordt niet tot het loon of de representatiekosten gerekend. De waarde van dit soort consumpties, gekocht in de supermarkt, wordt door de belastingdienst op nihil gesteld. Daarmee zijn dit soort consumpties volledig aftrekbaar voor de btw en volledig aftrekbaar voor de winst/ inkomstenbelasting.   

Categorie	Aftrek voor BTW	Aftrek voor winst/IB
Zakelijke lunch- en diner (in horeca)	Niet	Beperkt
Eten & drinken (op werk)	Volledig	Beperkt
Consumpties	Volledig	Volledig

Wat houdt beperkt aftrekbaar in?

Van uitgaven aan consumpties onderweg, lunches en diners vindt de belastingdienst dat deze altijd deels persoonlijk/privé zijn. Had je die dag namelijk niet gewerkt voor je bedrijf, dan had je waarschijnlijk ook gegeten en de kosten voor lunch en diner dus privé gemaakt. Daarom is er maar een beperkte aftrek mogelijk voor de winst/inkomstenbelasting.

Er zijn twee mogelijkheden om deze kosten af te trekken van het bedrijfsresultaat:

• Drempelbedrag, maar daarna volledige aftrek
  Tot de drempel van € 4.700 zijn kosten voor eten & drinken niet aftrekbaar. Haal je deze drempel wel, dan mag je over het bedrag dat boven de drempel uit komt 100% van de kosten van de winst aftrekken.
• Geen drempelbedrag, maar beperkte aftrek
  Dit is de meest gebruikte variant. Je mag hierbij 80% van de uitgaven opvoeren als kosten en van de winst aftrekken. De rest (20%) wordt gezien als privé kosten. 

De drempelwaarde methode is voor de doorsnee ZZP’er niet aantrekkelijk, de drempel is simpelweg te hoog. Daarom past finsight in principe altijd automatisch de beperkte aftrekmethode toe, dat levert jou financieel het meeste op.  

Advies bij aftrekken van kosten voor eten & drinken

Wij hopen dat met dit artikel het voor jou als zelfstandige ondernemer in de bouw (of daarbuiten) duidelijker is geworden wanneer je bonnetjes voor eten & drinken kunt opvoeren als uitgaven van je onderneming. Als het goed is heb je een beter begrip van wanneer je volledig veilig en volledig fout zit. Daar tussenin blijft het een ‘grijs’ gebied waarvan nu wel duidelijker moet zijn hoe je aan de juiste kant blijft als het gaat om het wel of niet als zakelijk bestempelen van bonnetjes voor eten & drinken.

Hoewel het zonde zou zijn als je aftrekposten onbenut laat, is ons advies:
blijf eerlijk en ben niet te gretig met het opvoeren van bonnetjes voor eten & drinken. Het zou nog vervelender zijn als je met terugwerkende kracht over alle afgetrokken bonnetjes aan de belastingdienst zou moeten terugbetalen met een eventuele boete.

Vergeet ook niet dat de aftrek van uitgaven voor je onderneming alleen betekent dat je een deel van je uitgaven via de belasting terugkrijgt. Maar het beperken van onnodige uitgaven bespaart nog meer, want van uitgaven word je altijd minder rijk. 

Wij maken het optimaal verwerken van je zakelijke uitgaven voor eten & drinken in ieder geval zo makkelijk mogelijk. Je hoeft alleen de juiste van de drie kostencategorieën te selecteren en een beschrijving toe te voegen bij het uploaden van je bonnetje en wij doen de rest!