juli 30, 2020
Als de rittenregistratie niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst of als je geen rittenregistratie hebt bijgehouden dan kun niet alle autokosten van de winst aftrekken en ook niet alle btw over de autokosten in aftrek brengen. Meer over de eisen van de rittenregistratie, de uitzondering voor bestelauto’s en het alternatief voor de rittenregistratie voor btw-aftrek in dit artikel.
Bij de winst-aftrek moet zonder rittenregistratie bijtelling gerekend worden voor privégebruik van de auto van de zaak. Deze moet verrekend worden met de aftrek van autokosten voor de onderneming. Meer daarover op deze pagina. Toch is er een uitzondering voor zzp’ers met een bestelauto die alleen zakelijke kilometers rijden.
Bij de btw-aftrek moet er, in afwezigheid van een rittenregistratie, een standaard correctieregel worden toegepast. Dat komt eigenlijk neer op een schatting van het privégebruik door de Belastingdienst, vaak niet in het voordeel van de ondernemer.
Kortom, je snijdt jezelf financieel in de vingers als je geen rittenregistratie bijhoud.
Hieronder meer over de eisen van de rittenregistratie, de uitzondering voor bestelauto’s en het alternatief voor de rittenregistratie voor btw-aftrek.
In de rittenregistratie moet je het volgende vermelden:
– het merk van de auto
– het type auto
– het kenteken van de auto
– de periode waarin je de auto hebt gebruikt
– de ritgegevens
Je vermeldt per rit:
– de datum
– de begin- en eindstand van de kilometerteller
– het vertrek- en aankomstadres.
Had je een afspraak en reed je daar vanaf je werkadres heen en daarna
weer terug, dan hebt je 2 ritten gemaakt.
– de route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt
genomen
– of het een privérit is of een zakelijke rit
– de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als
privékilometers worden gereden
Bij het vaststellen van de aard van een rit (zakelijk of privé) moet gekeken worden naar het doel/de bestemming. Zakelijke ritten hebben als doel om je klanten te bezoeken, je producten te bezorgen of om gewoon van huis naar je bedrijf te rijden. Privé ritten hebben als doel op vakantie te gaan, boodschappen te doen of op familie/doktersbezoek te gaan. Let op, gek genoeg is de rit van huis naar je bedrijf (het woon-werkverkeer) voor de btw aftrek privé en niet zakelijk zoals hierboven geschreven en wel voor de winst aftrek geldt.
finsight heeft op dit moment helaas geen functionaliteit in de app die je helpen makkelijk een rittenregistratie te voeren. Wij informeren jullie zodra we zulke functionaliteit wel aanbieden.
Heb jij als zelfstandige ondernemer een bestelauto van de zaak die aan de gestelde eisen voldoet? En, rij je alleen zakelijke kilometers met de bestelauto (dus helemaal geen privé kilometers)? Dan kun je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen. Die verklaring kun je alleen zelf aanvragen en dat doe je hier. Als je de verklaring hebt ingevuld en verstuurd, dan hoef je voor je winstaftrek geen rittenregistratie meer bij te houden. Je mag geen kilometer privé rijden met de bestelauto. Als de Belastingdienst daar om vraagt moet je wel kunnen aantonen dat een rit zakelijk was. Er wordt vooral gekeken naar ongebruikelijke plaatsen en tijdstippen. Controle wordt gedaan door middel van camera’s. Dan moet je bewijsstukken kunnen aanleveren waarom je voor je zaak op dat moment daar was. Kun je niet aantonen dat de rit zakelijk was, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat je meer dan 500km privé hebt gereden. Je krijg dan alsnog bijtelling doorberekend als een correctie voor het privégebruik eventueel aangevuld met een boete (van bijna € 5.000).
Het is daarom verstandig veranderingen rond het zakelijk gebruik door te geven. Bijvoorbeeld als je een andere bestelauto tot je beschikking krijgt, of als je toch privékilometers met de bestelauto rijdt.
Het kromme is dat deze vrijstelling voor het bijhouden van een rittenregistratie feitelijk niet geldt voor de btw aftrek. Als je geen administratie hebt waaruit het privégebruik van de auto blijkt, dan moet je de btw aftrek op een standaard manier corrigeren (zie het ‘Alternatief voor de rittenregistratie’ hieronder). Of je kiest er voor in zijn geheel geen btw af te trekken over de autokosten.
Er doen zich ook verhalen de ronde dat het privégebruik van de bestelauto voor € 300 per kalenderjaar afgekocht kan worden. Zo’n regeling bestaat niet voor zelfstandige ondernemers!
Die regeling geldt alleen voor ondernemingen waarbij twee of meer werknemers doorlopend afwisselend gebruik maken van dezelfde bestelauto. Als zzp’er kun je het privégebruik alleen afkopen door de bijtelling te betalen, zie deze pagina.
Voor de aftrek van de btw over de autokosten is het niet verplicht maar wel te adviseren om een rittenregistratie bij te houden. Als je geen administratie hebt waaruit het privégebruik van de auto blijkt, dan stel je de btw die je moet betalen voor het privé gebruik vast op 2,7% van de catalogusprijs van de auto van de zaak, inclusief btw en bpm. Als je de auto gekocht hebt zonder aftrek van btw, of gebruik jij de auto al meer dan 5 jaar (het jaar van aanschaf telt mee als een vol jaar), dan gebruik je voor de berekening van het privégebruik 1,5% in plaats van 2,7%.
Let op, in het geval van een privé auto, moet je eerst alle btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. Aangezien je de bonnetjes voor autokosten bij gebruik van een privé auto niet in de administratie van je onderneming verwerkt moet je eerst de volledige btw-aftrek in de administratie boeken. Dat doe je aan het einde van het jaar met de volgende handmatige memoriaalboeking in finsight:
| Debet | Credit | ||
| Te vorderen BTW (Voorbelasting) | € 980 | ||
| Aan | Privé-stortingen | € 980 |
Vervolgens maak je een correctieboeking voor het privégebruik. Bij een privéauto heb je nooit btw
voor de aanschaf van de auto kunnen aftrekken. Je kunt daarom rekenen met de 1,5% van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm) als de verschuldigde btw. In een rekenvoorbeeld voor een auto met een catalogusprijs van € 45.000 moet je 1,5% x € 45.000 = € 675 btw betalen. Voor rekenvoorbeelden voor als je de auto in de loop van het jaar hebt gekocht of wanneer je de auto ook voor vrijgestelde omzet gebruikt, zie deze website van de Belastingdienst. De correctieboeking voor de te betalen btw maak je vervolgens met de volgende handmatige memoriaalboeking in finsight:
| Debet | Credit | ||
| Privé-opnamen | € 675 | ||
| Aan | Af te dragen BTW privégebruik | € 675 |
In het geval van de auto op de zaak heb je alle btw over autokosten al in aftrek gebracht, doordat je de facturen/bonnetjes voor de autokosten gedurende het jaar wel in de finsight app hebt ingevoerd. In dit geval hoef je dus alleen de correctieboeking te maken aan het einde van het jaar. Als je de btw bij aanschaf van de auto hebt afgetrokken corrigeer je met 2,7%, anders met 1,5%. Je rekent ook de 1,5% als je de auto al langer dan 5 jaar voor de zaak gebruikt. Voor rekenvoorbeelden met de percentages bij een auto op de zaak, zie deze webpagina van de Belastingdienst.
Tip: rij je weinig privékilometers? Dan kan het de moeite waard zijn om toch een kilometeradministratie bij te houden. Vaak betaal je dan een stuk minder btw voor het privégebruik.
