augustus 4, 2020
Zakelijke reiskosten die je maakt om je klanten te bezoeken, je producten te bezorgen of om gewoon van huis naar je bedrijf te rijden zijn aftrekbaar. De kosten voor vervoer kunnen aardig oplopen, het zou dan ook sonde zijn als je die niet zou meenemen in je administratie voor je belastingaftrek. Hoeveel van de kosten je kunt aftrekken voor je belastingen hangt af van welk vervoersmiddel je gebruikt. We leggen ook uit hoe je de kosten makkelijk en juist met je finsight app in je administratie verwerkt.
Voor de belastingaftrek wordt er gekeken naar de aftrek van kosten voor de winstbelasting, maar ook naar het terugvragen van de btw over de vervoerskosten. De regels zijn anders per vervoersmiddel. In de tabel hieronder zijn de regels samengevat.
| Vervoersmiddel | Aftrekbaarheid |
|---|---|
| Auto van de zaak | – Autokosten aftrekbaar voor de winstbelasting voor zover zakelijk – Btw over autokosten aftrekbaar voor zover zakelijk |
| Eigen auto | – Vast bedrag van de € 0,19 per zakelijke kilometer aftrekbaar voor winst – Btw over autokosten aftrekbaar voor zover zakelijk |
| Openbaar vervoer (tram/metro, bus, trein, etc.) en taxi’s | – 100% van de werkelijke gemaakte kosten – Btw aftrekbaar tegen 9%, niet (altijd) zichtbaar op vervoersbewijzen |
| Vliegtuig | – 100% van de werkelijke gemaakte kosten |
Als je veel met de auto reist voor je onderneming dan is het verstandig zoveel mogelijk van die kosten voor de belasting af te trekken. Als je dat optimaal doet kan dat kan financieel best wat schelen. Het maakt per situatie uit of je de auto beter privé of op de zaak kunt rijden. Meer over de mogelijkheden voor belastingaftrek, de keuzes en de administratieve verplichtingen in het artikel op deze pagina.
Reis je met de tram/metro, bus, trein, taxi of ander openbaar vervoer naar je klant of zakenrelatie, dan zijn de kosten voor het kaartje volledig aftrekbaar. Bewaar het bonnetje of de verzamelfactuur in je administratie door die te uploaden via de finsight app. Voeg een specifieke omschrijving toe, met wat het doel van de reis was en met wie heb je afgesproken. Dat doe je bij het invoeren van een nieuwe aankoop. Upload je een verzamelfactuur van je ov-chipkaart dan kun je geen omschrijving per rit invoeren. Dan helpt het wel als je urenadministratie die je ook in de finsight app invoert laat zien voor welke klant je gewerkt hebt. Ook kan je agenda met afspraken helpen aan te tonen dat de reis zakelijk was. Dat is belangrijk wanneer je vragen krijgt van de belastinginspecteur.
De btw over het kaartje of de reis met je ov-chip is ook aftrekbaar, ook al staat de 9% btw niet (altijd) op het vervoersbewijs. Die aftrek wordt automatisch in finsight voor je berekend en op je btw-aangifte ingevuld als jij bij invoer van de aankoop aangeeft dat je 9% btw hebt betaald.
Let op, bij woon-werk reizen, dus van huis naar je bedrijf, mag je de btw niet aftrekken! De kosten mag je wel van de winst aftrekken. Voor die ritten moet je de aankoop dus wel invoeren in de app, maar aangeven dat er geen btw is betaald.
Voor het reizen met een vliegtuig naar je klant of zakenrelatie is het eigenlijk niet anders. De kosten van het ticket zijn volledig aftrekbaar. Upload de aankoopfactuur van het ticket in de app en voeg een omschrijving toe met het doel van de reis en met wie je hebt afgesproken. Over vliegtickets wordt geen btw gerekend, dus de btw kun je op het 0% tarief zetten. Alle reistoeslagen vormen onderdeel van de totaalprijs en zijn aftrekbaar van de winst.
Het kan zo zijn dat je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je de reiskosten volledig kunt doorbelasten op de factuur aan hem/haar. In dat geval moet je de bon of aankoopfactuur nog steeds opvoeren in finsight. Het zijn zakelijke kosten voor jouw onderneming net als elke andere zakelijke uitgave. De reiskosten die je doorbelast worden tot de omzet van jouw onderneming gerekend. Om er financieel niet slechter van te worden moet je de kosten en btw (indien van toepassing) over de reiskosten aftrekken.
Om de reiskosten door te belasten aan je opdrachtgever vink je de optie ‘doorbelasten aan klant’ gewoon aan en selecteer je de juiste klant (en project) bij het invoeren van de bon/factuur van de reiskosten. De finsight app regelt dat de bedragen op je verkoopfactuur worden opgenomen en de kosten en btw worden afgetrokken.
Lees hier meer over hoe het werkt met (de btw over het) doorbelasten van onkosten of inkopen aan je opdrachtgever.
