oktober 21, 2020
Het is verstandig om voor elke nieuwe opdracht alle commerciële afspraken met de opdrachtgever voor aanvang van het werk goed vast te leggen. Of het project nu voor een nieuwe of bestaande klant is. Door het vastleggen van de afspraken helpt finsight jou – bijvoorbeeld bij het factureren – veel tijd besparen. Daarnaast levert een goede projectadministratie voor jou financieel ook waardevolle inzichten op.
Niet elk project is hetzelfde. Met sommige opdrachtgevers maak je afwijkende of gedetailleerde afspraken over wat je in rekening gaat brengen voor je diensten. Die afspraken wil je vooraf vastleggen om discussies of foutjes bij het factureren te voorkomen. Met de invoervelden op het tabblad ‘Project details’ binnen de ‘Contacten’ module helpt finsight je om een aantal belangrijke afspraken vast te leggen. Hoe gedetailleerder je de project details vastlegt, hoe meer financieel inzicht je daar met behulp van finsight ook weer uit haalt. Bijvoorbeeld over de winstgevendheid van een project of klant.
In dit artikel lopen we langs een aantal invoervelden en leggen we uit waar je op moet letten bij het invoeren van de project informatie.
Onder het stuk identificatie word je gevraagd de algemene gegevens over het project in te vullen. Dit is nodig om het project makkelijk terug te vinden in je administratie, vooral handig om uitleg te kunnen geven aan de Belastingdienst mochten die vragen hebben. Het kan daarom ook handig zijn een ‘omschrijving’ bij ieder project mee te geven. De start en einddatum worden gebruikt onder andere om je urensheets klaar te zetten. Sommige opdrachtgevers (vaak de grotere bedrijven) willen dat je een P.O. nummer (purchase order nummer) of project code op de factuur zet. Dat helpt ze om jouw factuur sneller te verwerken.
Zoals gezegd, niet elk project is hetzelfde. In finsight maken we onderscheid tussen twee type projecten:
1. Een ‘tijd en materiaal’ project, dat is een project waarbij jij als leverancier weinig risico loopt. Je brengt gewoon al de uren die je werkt tegen jouw uurtarief in rekening. In het geval dat je materiaal inkoopt of werk uitbesteed dan breng je dat ook in rekening, al dan niet met een percentage winstopslag om daar extra op te verdienen. Als je daarnaast nog onkosten maakt voor de opdrachtgever - bijvoorbeeld parkeerkosten - dan kun je daarvoor per bonnetje aangeven of je die wilt doorbelasten op een project (dat gaat alleen zonder opslag). Lees meer over het doorbelasten van onkosten en aankopen (materiaal en uitbesteed werk) aan de klant.
2. Een ‘vaste prijs’ project, dat is een project waarbij je met de opdrachtgever een vaste prijs (per taak of resultaat) afspreekt. Als leverancier loop je dan meer risico. Mocht je meer tijd of materiaal nodig hebben om de taak te volbrengen of het resultaat te leveren, dan gaat dat ten koste van jouw winstgevendheid. Het bedrag op de factuur wordt namelijk berekend aan de hand van hoeveel procent van de taak voltooid is. Dat percentage voltooid voer je - samen met je gewerkte uren (voor het urencriterium) - dagelijks of wekelijks op in de 'Invoer' module via het tabblad 'Gewerkte uren'.
Als je voor een bepaald stuk werk andere afspraken hebt gemaakt met je opdrachtgever – bijvoorbeeld over een ander uurtarief – dan kun je daarvoor in hetzelfde project nieuwe taken toevoegen of een geheel nieuw project aanmaken.
Dat moet je ook doen wanneer er binnen dezelfde opdracht verschillende btw-percentages van toepassing zijn. Neem bijvoorbeeld een schilderklus waarbij naast het schilderen (9% btw bij een pand dat ouder is dan 2 jaar) een stuk reparatiewerk (21% btw) gedaan moet worden. In dat geval maak je een aparte taak of een apart project aan voor het reparatiewerk om het verschil in btw-percentages juist in te stellen. Op deze manier hoef je geen handmatige correcties te maken in de facturen en kan finsight die automatisch voor je klaarzetten.
Let op! Als je binnen hetzelfde project meerdere taken hebt aangemaakt (maar ook bij een apart project) met een ander uurtarief of btw-percentage, zorg er voor dat je wel je gewerkte uren op de juiste taak of project boekt.
Als je wilt weten over welk btw-percentage van toepassing is lees dan meer op het finsight blog.
